Bewirtungskosten als Betriebsausgabe oder Werbungskosten

Steuerrecht: Wer Mitarbeiter oder Geschäftspartner zum Essen einläd, kann die Ausgaben oftmals von der Steuer absetzen. Dabei müssen aber einige Regeln eingehalten werden. ARAG Experten nennen die wichtigsten Fakten, damit es später keinen Ärger mit dem Finanzamt gibt.

Wer kann Bewirtungskosten absetzen?
Unternehmen können generell die Kosten für eine Bewirtung von Geschäftspartnern als Betriebsausgaben geltend machen. Die Rechtssprechung geht davon aus, dass durch die Geschäftsanbahnung Einnahmen erzielt werden; die Ausgaben können also steuerlich geltend gemacht werden, weil daraus Einnahmen entstehen, die dann wiederum steuerpflichtig sind. ARAG Experten weisen aber darauf hin, dass auch Angestellte unter bestimmten Umständen Bewirtungskosten privat geltend machen können, dann allerdings als Werbungskosten. Finanzämter erkennen Bewirtungskosten als Werbungskosten relativ problemlos an, wenn der Arbeitnehmer einen Teil seines Gehalts als variablen Lohn erhält. Der Bundesfinanzhof urteilte aber, dies sei zwar ein wichtiges Indiz dafür, solche Ausgaben zu akzeptieren. Im Umkehrschluss könne der Fiskus den Werbungskostenabzug aber nicht verweigern, nur weil eine solche erfolgsabhängige Entlohnung nicht vorliegt (BFH, Az.: VI R 78/04).

Was ist zu beachten?
Alle Regelungen gelten ausschließlich für externe Bewirtungen; ein Geschäftsessen in den eigenen vier Wänden kann nicht steuerlich geltend gemacht werden. Auch muss es einen geschäftlichen Anlass geben. Vermischen sich zum Beispiel bei einer Geburtstagsfeier des Chefs private Freunde mit Geschäftspartnern und Kunden, stellt sich das Finanzamt oft quer. Die Rechnung ab 150 €, die dem Finanzamt vorgelegt werden soll, muss nach Auskunft der ARAG Experten Name und Anschrift des Restaurants angeben, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Gaststätte enthalten, Name und Anschrift des Gastgebers nennen und das Datum der Rechnungsstellung aufweisen. Auch die Menge und Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke, Ort und Tag der Bewirtung, eine fortlaufende Rechnungsnummer müssen aus der Rechnung hervorgehen. Der Rechnungsbetrag muss nach einzelnen Positionen und Umsatzsteuer aufgeschlüsselt sein. Zudem müssen auf jeder Rechnung der Anlass der Bewirtung und alle Teilnehmer aufgelistet sein, auch die teilnehmenden Arbeitnehmer und der Gastgebers. Letztendlich muss der Gastgeber den Belegnachweis auch noch unterzeichen. Bei Kleinbetragsrechnungen unter 150 € ist das Finanzamt weniger streng. Hier ist z.B. eine Aufschluüsselung der MwSt. nicht erforderlich.

Wie viel kann man geltend machen?
Sind alle oben genannten Voraussetzung erfüllt, erkennt das Finanzamt sämtliche Ausgaben an, die im Zusammenhang mit der eigentlichen Einladung stehen. Das können neben Essen und Getränken auch Garderobengebühren, Taxen, Trinkgelder oder Raummieten sein. Die Höhe der Kosten muss aber angemessen sein. Bei einer Einladung in eine betriebseigenen Kantine akzeptiert das Finanzamt zum Beispiel in der Regel einen Satz von etwa 15 Euro pro Person. Der Gesetzgeber hat den steuerlichen Abzug allerdings auf 70 Prozent der Ausgaben beschränkt. Die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer kann ein Unternehmer aber zu 100 Prozent als Vorsteuer geltend machen und somit von der selbst abzuführenden Umsatzsteuer abziehen. ARAG Experten kennen noch andere Fälle, in denen die 70-Prozent-Klausel nicht greift. Bewirtet zum Beispiel ein Gruppenleiter die 24 Mitarbeiter seiner Gruppe, darf er die Ausgaben in voller Höhe absetzen und nicht nur zu 70 Prozent. Die Beschränkung auf 70 Prozent ist nur auf Personen bezogen, die nicht Arbeitnehmer der gleichen Firma sind (BFH, Az.: VI R 33/07). Auch durfte ein Bundeswehrgeneral, der in den Ruhestand verabschiedet wurde, Ausgaben für seine Entlassungsfeier von der Steuer absetzen - und weil sein Dienstherr als Bewirtender auftrat sogar in vollem Umfang (Az. VI R 48/07).

Quelle: ARAG